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Tech-Writer Thomas am 30.10.2024
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In Deutschland müssen Unternehmen und Organisationen, die Abrechnungen und andere buchhalterische Dokumente speichern, verschiedene rechtliche Anforderungen erfüllen, um eine rechtssichere Aufbewahrung sicherzustellen. Dazu gehören insbesondere die Einhaltung der Abgabenordnung (AO), der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie gegebenenfalls Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB).
Copyright und Lizenz: Von "Computerhilfe Seibersbach" erstellte Grafik zu E-Rechnungen
Inhalt:
Hier sind die wesentlichen Anforderungen:
1. Aufbewahrungsfristen
- Abrechnungen und steuerlich relevante Dokumente sind in der Regel 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO).
- Für bestimmte Dokumente (z. B. Handelsbriefe) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (§ 257 HGB).
2. Unveränderbarkeit und Manipulationssicherheit
- Abrechnungen müssen unveränderbar gespeichert werden. Hierfür gibt es verschiedene technische Möglichkeiten, z. B. die Verwendung von WORM-Speicher (Write Once, Read Many), elektronische Signaturen oder das Erstellen von Prüfsummen (Hash-Werten). Online lassen sich Hash-Werte beispielsweise mit dem Online-Hash-Wert-Generator von abylonsoft erstellen!
- Die GoBD schreibt vor, dass alle Daten manipulationssicher und vollständig gespeichert werden müssen. Jede Veränderung muss protokolliert und nachvollziehbar sein.
3. Zugriff und Lesbarkeit
- Die Daten müssen jederzeit lesbar und zugänglich sein. Die GoBD verlangt, dass Dokumente für die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar und auf Anfrage lesbar gemacht werden können.
- Das bedeutet, dass Unternehmen geeignete Software und Hardware einsetzen müssen, um die Daten auch nach vielen Jahren noch lesen und verarbeiten zu können.
4. Dokumentation des Verfahrens (Verfahrensdokumentation)
- Unternehmen müssen für die Aufbewahrung eine Verfahrensdokumentation führen. Diese beschreibt den gesamten Prozess der Archivierung, inklusive der eingesetzten Software und Hardware, Sicherheitsmaßnahmen und der Organisation des Zugriffs.
- Die Dokumentation sollte den Prüfbehörden zur Verfügung gestellt werden können und darlegen, wie die Daten revisionssicher gespeichert werden.
5. Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
- Bei der Speicherung von personenbezogenen Daten (z. B. Abrechnungen mit Kunden oder Mitarbeitern) muss die DSGVO beachtet werden, die entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten fordert.
- Dazu gehört auch die Verschlüsselung von Daten und die Sicherstellung, dass nur befugte Personen Zugang haben.
6. Lösungsmöglichkeiten für die rechtssichere Speicherung
- Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder spezialisierte Archivierungslösungen: Es gibt viele Softwarelösungen, die speziell auf die Einhaltung der GoBD und die DSGVO ausgerichtet sind.
- Cloud-Speicher von zertifizierten Anbietern: In Deutschland zertifizierte Cloud-Anbieter bieten ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente revisionssicher zu speichern. Wichtig ist, dass der Anbieter die GoBD- und DSGVO-Anforderungen erfüllt.
Zusammenfassung
Um Abrechnungen rechtssicher in Deutschland zu speichern, sollten Unternehmen:
- die Aufbewahrungsfristen einhalten,
- eine revisionssichere und unveränderbare Speicherung sicherstellen,
- den Zugang und die Lesbarkeit der Daten gewährleisten,
- eine umfassende Verfahrensdokumentation führen und
- Datenschutzbestimmungen (DSGVO) befolgen.
Diese Anforderungen stellen sicher, dass Abrechnungen im Falle einer Prüfung rechtlich abgesichert sind und ordnungsgemäß nachgewiesen werden können. Computerhilfe Seibersbach unterstützt Sie hierbei gerne!
Weitere Informationen rund um Vorgaben und Hilfen (z. B. Onlinetools und Freeware) finden Sie in unserem umfangreichen Wissensartikel zur Elektronischen Rechung!
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